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「つい、うっかり」では許されない
メール誤送信や端末紛失による情報漏えいなどのリスクを回避

1.スマートデバイスに潜む脅威へのセキュリティ対策

セキュリティの脅威は外部からの攻撃のみならず、企業内部に起因することも少なくない。例えば、顧客情報や業務関連情報が保存されたノートPCを外出先で紛失するといった事故は未だに多発している。さらに、常に社外に持ち出すスマートデバイスとなれば、紛失・盗難への情報漏えい対策が不可欠になる。
また、スマートデバイスからのメール送信時に、端末に登録された宛先を押し間違えて送信するといった操作ミスで「ヒヤッ」とした経験を持つ人もいるのではないだろうか。それがビジネスメールであった場合、取り返しがつかないことにもなりかねない。スマートデバイスのビジネス活用では、紛失・盗難とともに、その操作の簡便さゆえのメール誤送信対策も必要だ。こうしたリスク対策に取り組むのが、KCCSのエンジニアリング部門と300社におよぶパートナー会社である。

2.業務報告メールは1日数百件、メール誤送信リスクの低減と運用ルールの確立が急務

技術統括部 ISO推進部 部長 坂本 昭博

エンジニアリング部門では、スマートデバイスの普及で通信トラフィックが急増する中、通信キャリアが全国に展開する無線基地局の設計・施工や運用・保守を担い、その現場作業をパートナー会社とともに行っている。約300社におよぶパートナー会社が全国各地の無線基地局で日々作業しており、「エンジニアリング部門と現場作業者との間でやり取りされるメールは1日に数百件におよび、これまでさまざまな懸念を抱えていたのです」とKCCS 技術統括部 ISO推進部 部長の坂本 昭博は語る。

例えば無線基地局の点検保守の場合、パートナー会社の現場作業者がメールでエンジニアリング部門に作業開始の連絡を入れ、エンジニアリング部門が現場作業者へ作業指示や各種連絡事項をメールで連絡。現場から作業状況の報告や終了連絡を受け取っている。

このようなやり取りの中で課題として挙げられるのは、メール誤送信のリスクだ。当然のことだが、メールアドレスを1文字間違えても、そのメールアドレスを持つ契約者が実在すれば誤送信メールが届いてしまう。「これまでは業務で利用するメールアドレスの設定について、エンジニアリング部門として統一したルールがありませんでした。そのため、間違えやすいメールアドレスの使用抑止や、パートナー会社のメールアドレスであることの確認が出来ていないという課題がありました。加えて、パートナー会社の現場作業者がどんな端末を使っているのかも把握・管理できていない状態でした」と坂本は説明する。

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